Opublikowano: 19 września, 2018, 11:00 am | przez: Bilans | Posted in: aktualności, Informacje

Obecnie dokumentację pracowniczą przechowuje się przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Od 2019 roku termin przechowywania dokumentacji pracowniczej ulegnie skróceniu do 10 lat. Zmianie ulegnie również sposób przechowywania tej dokumentacji, którą pracodawcy będą mogli prowadzić w postaci elektronicznej.

Z dniem 1 stycznia 2019 roku wejdzie w życie ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat, bo ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości. Aby w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona na 2 przypadki.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r.

Pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.

Więcej dokumentów i wydłużony okres archiwizacji

Zgodnie z projektowanym rozporządzeniem w nowych aktach pracowniczych mają być cztery, a nie jak dotychczas trzy części. Nowa część C będzie zawierała dokumenty związane z czasem pracy, a dotychczasowa część C stanie się częścią D. Oznacza to, że akta rozrosną się do niebotycznych rozmiarów, gdyż miesięcznie może się w nich pojawiać nawet kilkanaście kolejnych dokumentów (dotyczących jednego pracownika).

Znacznie wydłuży się także okres przechowywania akt pracowniczych. Dotychczas bowiem dokumentacja czasu pracy była przechowywana przez pracodawców przez okres 3 lat. Tyle bowiem – zgodnie z art. 291 k.p. – wynosi okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy. Po zmianach, jeśli dokumentacja czasu pracy stanie się częścią akt osobowych, będzie musiała być przechowywana analogicznie jak reszta akt, czyli przez 10 lub 50 lat. A to oznacza wielokrotne wydłużenie okresu przechowywania takich dokumentów i podniesienie kosztów archiwizacji danych przez pracodawców.

Pensja domyślnie na konto

W ustawie znalazła się jeszcze zmiana, która dostosowuje prawo do oczekiwań pracowników i pracodawców. Pensja będzie wypłacana domyślnie na konto pracownika. Żeby dostać ją w gotówce, pracownik będzie musiał złożyć pracodawcy stosowne oświadczenie. Dzisiaj jest odwrotnie. Domyślną formą jest wypłata wynagrodzenia w gotówce.